Digitalização

Digitalização de Documentos: Etapas do Processo de Digitalização

Dependendo do caso da empresa e do tipo predominante de documentos os quais ela armazena e produz, a digitalização de documentos pode ser feita de diversas maneiras diferentes. De uma maneira mais geral, o processo pode ser resumido da seguinte maneira:

Preparação do Acervo

Na fase de preparação do acervo, todo o acervo físico é selecionado, separado e os documentos realmente relevantes são separados. Documentos residuais, rascunhos ou documentos de importância não relevante, neste momento podem ser eliminados (não vale a pena digitalizar o que não tem valor). Quando temos imagens e sons eles também devem ser selecionados, no caso específico das imagens também devem ser separadas, imagens de alta resolução da baixa resolução e imagens em escala de cinza das imagens coloridas.

Digitalização dos Documentos

Na fase de digitalização de documentos em si, é feito o trabalho físico da digitalização, os documentos sendo passados pelos scanners e os arquivos resultantes sendo gerados (JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, etc..)

Controle de Qualidade:

Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Toda vez que for detectado uma falha, o arquivo pode ser refeito.

Gravação dos Arquivos

Quando o documento já estiver sido digitalizado e a qualidade já estiver sido atestada, chega a hora de gravar o arquivo. Uma vez gravado o arquivo então pode ser pesquisado e utilizado no contexto da empresa.